El diagrama de Gantt

¿Tienes problemas para organizar tus proyectos? ¿Tus clientes preguntan constantemente por los plazos de entrega y no tienes una idea clara de la respuesta?

Elaborar un diagrama de Gantt te ayudará mucho a mantener controlada la planificación, y ejecución, de un proyecto. Es una herramienta útil, y sencilla, diseñada para organizar las actividades y la relación de tiempo entre el inicio y el final.

En la siguiente publicación responderemos a estas preguntas relacionadas con el diagrama de Gantt:

• ¿Qué es?
• ¿Cómo luce?
• ¿Cuáles son las ventajas?
• ¿Dónde crear uno?

¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica de planificación y gestión de proyectos. No es más que un cuadro que te muestra las tareas a realizar y la duración de cada una de ellas. También, modelos modernos, incluyen las personas involucradas.

La herramienta fue creada en el año 1916 por el ingeniero mecánico estadounidense Henry L. Gantt. Desde entonces, una década después, sigue usándose en múltiples empresas para plasmar el comienzo y desarrollo de un proyecto.

Un diagrama de Gantt te dice por dónde hay que empezar, qué tareas son más importantes, o cuáles son menos relevantes, el tiempo de duración de cada actividad y las personas encargadas.

Asimismo, sirve para:

• Conocer la relación directa entre las tareas y el tiempo en que se deben entregar.
• Tener una visión general de las actividades y el estado en que se encuentran.
• Organizar la distribución de tareas para equipos que necesiten planificar proyectos.

¿Cómo luce un diagrama de Gantt?

En realidad, un diagrama de Gantt no es más que un cronograma. Muestra información clave como: fecha de inicio, fecha de finalización, tareas (puede dividirse en subtareas), las personas involucradas (así como qué tarea le corresponde), fecha de entrega de cada actividad y la barra de progresión del proyecto.

Pero, ¿cómo se traduce esto a la práctica? El diagrama del ingeniero Gantt corresponde a un cuadro o tabla que se divide en un sistema de ejes de coordenadas. Sin embargo, en vez de 'x’ y ‘y’, tenemos barras verticales y horizontales.

• Barras verticales: tareas y subtareas.
• Barras horizontales: fecha de inicio y culminación (ejemplo: abril 24 a septiembre 17), días de la semana y barra de progresión de cada tarea programada.

Tomemos como escenario al departamento de Marketing. Deben realizar una estrategia de contenido para un emprendimiento en Instagram. Para una planificación efectiva, usan un diagrama de Gantt con las tareas y la fecha de duración.

En el eje de barras verticales, colocarán: publicación de contenido en redes sociales, responder comentarios, monitorear analíticas, publicar contenido en plataformas, etc.

En el eje de barras horizontales, colocarán: del 30 de marzo del 2021 al 29 de diciembre del 2021. Publicación de contenido de redes sociales se hará los: sábados, martes y viernes. Se especificará con una barra que, a medida que avanzan los días, la progresión.

Ventajas del diagrama de Gantt

Sin yo entrar en tantos detalles, seguro has notado diferentes beneficios del diagrama de Gantt.  Para concebir mejor el conocimiento, y lo incluyas en tu programación, veamos cuáles son las ventajas de contar con esta poderosa herramienta.

Visión general del proyecto

Sabrás cuál es el trabajo a hacer, quién se encuentra al mando y su fecha de entrega. También conocerás las características del proyecto, en qué fase se encuentra y si se está realizando de forma adecuada, cumpliendo con plazos exigidos.

Mejores decisiones

Incluso las mejores planificaciones corporativas tienen errores. Pero, con una herramienta de este nivel, conocerás el estado del proyecto. ¿Hay tareas pendientes? ¿Cuánto falta para terminar cada actividad? ¿Estamos en zona segura? Esas preguntas serán respondidas con el cronograma, y en caso de imprevistos, podrás tomar mejores decisiones basándote en información clara y precisa.

Delegar funciones

Saber el tiempo que implica una actividad, o el estado en que se encuentra, beneficia, y mucho, al momento de delegar funciones. Por ejemplo, asignar o involucrar a más personas para cumplir con los plazos en un proyecto ambicioso.

Mejor comunicación

Se acabaron los días de llamar a reuniones incómodas e ineficientes para desentrañar el estado de un proyecto. La mayoría de diagramas se encuentran disponibles en línea para que, todas las personas involucradas, tengan acceso.

¿Dónde hacer un diagrama de Gantt?

En el pasado, antes de la revolución de la tecnología, un cronograma de planificación de Gantt solo se podía hacer manualmente. Sin embargo, gracias a los ordenadores, puedes usar programas específicos que crean los cuadros y respectivos ejes de cuadrantes. Puedes entrar en Economia360 y aprender a hacer uno desde cero.

O igual, si no quieres complicarte tanto, la herramienta Excel es más que suficiente para hacer un diagrama de Gantt de forma sencilla.